맥으로 스위칭 해서 가장 좋은 점 하나는 많은 생산성 프로그램을 접하게 된다는 것입니다. 윈도우즈 = MS오피스라는 틀에 갇혀있다가 맥용 오피스의 존재감이 상대적으로 많이 부족한 것을 알게된 후 스스로 더 나은 툴을 찾게되는, 마이크로소프트 덕분에(?) 공부도 많이 하고 윈도우즈 시절보다 더 효율적으로 일하는 법을 배우게 되는 아이러니입니다.
윈도우즈 아웃룩으로 일할 시절에는 일정관리는 아웃룩으로 대충 하고 Todo 프로그램은 간단 메모장 같은걸로 하곤 했습니다. 하지만 맥 스위칭 후 다년간의 연구끝에^^ GTD라는 휼륭한 업무보조 시스템이 있단 걸 알게 되었고 2~3가지 프로그램을 거쳐본 후 지금의 Things를 맥과 아이폰에서 사용하고 있습니다.
제가 Things를 선택한 이유는 간결하고 짜임새 있는 구성, 그리고 태그기능 때문입니다. 클라우드 동기화가 요원한 단점이 있지만, 이러한 인터페이스는 옴니포커스나 Wunderlist같은 나름의 뛰어난 특징을 가지고 있는 제품으로 이동하는 데 있어 언제나 걸림돌이 되곤 하더군요. 하여 처음에 Things를 접해 보았을때의 막막함을 가지고 있을 다른 맥유저분들을 위해서, 오늘은 제가 파악한 Things의 메뉴들에 대해 되도록 '문맥적인' 접근으로 설명을 해보고자 합니다.
Things를 열면 그림과 같이 좌측 메인메뉴가 다섯? 개 있습니다. 중요한 것은 각 메뉴의 이름을 단어 그대로 해석하여 사용하려 하면 꼭 task를 분류하기 애매한 경우가 많이 생긴다는 것입니다. 예를 들어 next와 someday를 구분하는게 무엇인지 처음엔 감을 잡기가 힘이 들지요. 하여 각 메뉴에 대해 제 기준으로 설명해 보겠습니다.
-. Inbox
해야할 일이 머리에 떠올랐다가 휘발되기 전에 최소한의 시간을 할애하여 나중에 지금의 생각을 기억해 낼 수 있을 정도로 휘갈겨 써놓은 곳입니다. 오타를 고칠 필요도 없고 미사여구를 쓰기위해 시간을 들일 필요도 없습니다. 중요한 것은 잊지않는 것이니까요. 아무리 정신없더라도 중요한 일은 Inbox에 꼭 저장하는 습관이 중요합니다. 그 후 하루 2~3회 정도 아래의 원칙에 따라 정리(organize)를 해주면 됩니다.
-. Today
Today를 제외한 다른 메뉴에서 체류하던 task중에서 오늘 꼭 해야 하는 일들이 표시되는 곳입니다. due date(기한)을 지정해준 업무가 자동으로 오기도 하고, Next나 Someday에서 별표를 눌러서 사용자의 의도에 의해 오는 경우도 있습니다. 중요한 것은 '오늘 아니면 나중에해도 되는 업무가 이곳에 있으면 다른 업무까지 무의식적으로 미루게 된다'는 것입니다. 꼭 오늘 해야만 하는 일만 Today에 표시되도록 설정해 주고, 그날 완료를 원칙으로 합니다.
-. Next
Today 항목을 완료 후 시간도 남고 여유도 있을 때 체크 해보는 업무 정도 되겠습니다. 혹은 평소에 '~ 해야하는데 언제하지?' 라고 자문하게 되는 일도 되겠구요. 오늘해도 되고 미래의 어느시점에 해도 되는, 시간으로부터 비교적 자유롭지만 머릿속에는 항상 염두에 두어야 할 업무입니다.
-. Scheduled
지금으로 부터 특정일까지 잊고 있어도 무방한 일입니다. 여기서 한가지 팁은 업무의 선후관계(procedure)를 고려하여 제목을 정해주어야 한다 입니다. 예를들어 '5월 5일 한예슬씨와 영화보기' 라고 설정해 놓고 당일에 Today에 나타나도록 설정해 놓으면 당일아침 허둥대가다 모처럼의 데이트를 날려먹기 쉽상입니다. 하여 다음과 같이 해주는게 좋습니다.
5/2 A급 외출복 세탁소에 맡기기
5/3 영화 알아보고 예매하기
5/4 한예슬씨 전화해서 약속시간 변동없는지 확인하기
5/4 목욕탕갈것
5/4 세탁소 옷찾아오기
5/5 대망의 데이트
예시는 데이트이지만 몇십만달러가 왔다갔다하는 수출입업무를 담당하는 제 입장에서는 더 많은 선행업무들이 달라붙습니다. 어떨땐 이렇게 까지 해야하나 싶은 생각이 들지만 소소한 귀차니즘을 극복하여 큰 성과를 내는 것 또한 GTD의 효과 아닐까요?
-. Someday
처음엔 Next와 Someday를 구분하지 못해 자꾸 구성이 꼬이는 경우가 많았습니다. 제 나름대로의 노하우를 공개하자면, Next는 중요도와는 상관없이 안하면 누군가가 알아채는 일, Someday는 안해도 티는 안나지만 장기적으로 보았을 때 중요한 일로 구분짓는 방법입니다. 전자는 루틴한 업무나 협업관련이 많고 후자는 연구개발, 구상등이 많더군요.
-. Projects
어떤 목표점을 위해 많은 준비, 선행작업을 요구할 때 다른 업무와 섞여서 혼란스럽다면 별도의 프로젝트로 '분가'하여 관리하는 방법이 효율적입니다. 사실 태그기능으로도 충분히 프로젝트 관리는 가능하지만 제가 겪어본 것 보다 더 업무가 복잡하고 많은 사람이 함께 움직여야 하는 상황이라면 유용하게 쓰지 않을까 싶습니다. 개인적으로 사용하지 않습니다.
-. Areas
내가 아닌 다른 사람(혹은 집단)이 하는 일 중 그 이행여부를 내가 체크해야 하는 경우입니다.
추가적인 팁
-. 하루에 몇번씩 랩탑과 아이폰으로 today를 체크할 때, 2분안에 끝나는 일들은 하기싫어도 보는 즉시 시행하는 습관을 가집시다
-. Things를 사용하게 되면 iCal은 안쓰게 되더군요. 하루의 특정한 시간에 알람을 울려야 하는 일이 아니라면 말이죠.
-. 술자리에서 만취의 예감이 들 때 Things로 당시의 대화내용을 간단하게 메모해놓으면 다음날 깜짝 놀랄 일이 벌어집니다 -.-
-. 하루 처리할 일이 10여개 이하라면 사실 Things가 필요없더군요. 그리고 50개가 넘어가면 태그가 필수입니다.
출처 : http://andykimm.tistory.com/24
